Un miglior uso della posta elettronica
La posta elettronica è sicuramente uno strumento indispensabile per lavorare, ma è importante saperla usare in modo corretto, rispettosi del “Galateo della Rete” o Netiquette
La prima impressione è quella che conta
Siamo certi di presentarci in modo corretto ed efficace quando inviamo una email? Ovviamente è il contenuto della stessa che ha richiesto la maggior cura da parte nostra, ma oltre alla sostanza ci siamo ricordati di occuparci anche della forma? Ci sono aspetti che purtroppo vengono trascurati o presi in poca considerazione. Mi riferisco in particolare a due dati importantissimi che compongono una mail: il mittente e l’oggetto della email.
IL MITTENTE
È importante che questo campo sia correttamente riempito in quanto è visualizzato dai client di posta nel campo mittente. Se non impostato, di default, viene visualizzato l’indirizzo email. Davvero una brutta presentazione! Imposta invece il campo con il tuo nome e cognome, seguito eventualmente dal reparto e dal nome della tua azienda o dell’azienda dove lavori. Questo permette subito al destinatario dell’email di sapere chi sei e per chi stai scrivendo.
Ad esempio: Mario Rossi di Acme Spa oppure Mario Rossi | Responsabile acquisti di Acme Spa
Se il settore in cui tu o la tua azienda operate lo permette scrivi prima il nome e dopo il cognome: aiuta a rendere la comunicazione più formale. In alcuni casi potrebbe bastare anche solo il nome. E nel caso di un’azienda è opportuno uniformare il campo mittente in modo che le comunicazioni aziendali siano coordinate, così come la firma della email! E mi raccomando di scrivere il tuo nome utilizzando le iniziali maiuscole ed il resto minuscolo. Sembra una banalità ma non sempre è applicata.
OGGETTO
L’oggetto della email ha invece lo scopo importantissimo di riassumere il contenuto del messaggio o di ritrovarlo velocemente durante una ricerca. Per questo deve essere breve e conciso. Metti al primo posto le cose importanti e cerca di essere breve. Evita di usare il TUTTO MAIUSCOLO perché su Internet equivale ad urlare e non utilizzare parole come gratis, offerta, tempo limitato, la tua email potrebbe essere vista come un’offerta commerciale e segnalata spam. Scrivi un oggetto breve: non sai quanto testo verrà visualizzato sul client del destinatario, soprattutto se visualizzato su uno smartphone. Elimina le parole superflue e concentrati invece sul contenuto importante della email.
Occhio alle dimensioni
Evita di inviare email eccessivamente grandi. Le connessioni ad Internet sono sempre più veloci, ma non è detto che chi riceva sia nelle condizioni di scaricare gigabyte di dati. Come del resto non sappiamo se la casella del destinatario abbia la capacità sufficiente per ricevere un file di grandi dimensioni. Quando la dimensione di un messaggio (o di un allegato) supera i 250/300 Kb è preferibile evitare di allegare il file ed inserire invece un link allo stesso. Esistono oramai decine di servizi che danno la possibilità di caricare file online fornendo il link per permetterne il download con estrema facilità. Alcuni esempi: WeTransfer, Dropbox, Google Drive. In questo modo il destinatario riceve una email di dimensioni molto ridotte, la sua casella non si riempirà e potrà scegliere di scaricare l’allegato quando vuole (ad esempio evitando di usare la connessione dati di una rete mobile).
